In ambito istituzionale le informazioni salvate su supporto elettronico vengono considerate in modo diverso da quelle stampate su carta: le differenze non sono di poco conto, e basta considerare anche solo la diversità tra una comune email (che è poco tangibile, quanto facilmente manipolabile) rispetto ad una lettera cartacea inviata ad es. mediante raccomandata A/R (che è certamente fisica, facile da tracciare e meno agevole da alterare). La tecnologia per i documenti offre in più, rispetto al cartaceo, ad esempio i metadati, ovvero le informazioni digitali che permettono di risalire ad autore, data e ora di salvataggio del documento e cosଠvia. Tali dati fanno parte, con differenze spesso sensibili a seconda della nazione in cui sono considerate, della disciplina nota come e-discovery, la quale interessa – da qualche tempo anche in Italia – le richieste ufficiali di documentazione da parte degli organi di legge, ad esempio nel caso di controversie o contestazioni.
In ambito aziendale la posta elettronica è spesso l’unico mezzo di comunicazione coinvolto: questo vale in ambiti informali ma anche, in molti casi, lato comunicazioni ufficiali (mail dei dipendenti, ai clienti o fornitori e cosଠvia). Per evitare problemi anche in prospettiva, dunque, sembra essenziale che ci sia una terza parte che effettui una “copia certificata†della corrispondenza elettronica su una locazione a parte, in modo che l’azienda possa disporre di un archivio completo, affidabile e sicuro della propria corrispondenza, potendo altresଠdimostrare, all’occorrenza, la propria buonafede e le email inviate o ricevute in caso di problemi legali.
A questo punto è necessario fare alcune precisazioni: si potrebbe pensare che la copia in questione corrisponda ad un tradizionale backup delle email, ma non è cosà¬. I servizi di archiviazione di sicurezza tradizionali tendono, infatti, ad effettuare copie temporizzate dei nostri dati: ad esempio salvare le email ogni giorno, fino ad un massimo di 30 giorni fa. Questo renderebbe inutile ricorrere ai backup se, per intenderci, ci fosse una mail critica inviata 31 giorni fa oppure oltre. Senza contare, poi, che qualcuno degli attori coinvolti nello scambio di email potrebbe non essere più reperibile, nel frattempo, o potrebbe aver cancellato l’email in questione. A questo si aggiunga la possibilità di un problema tecnico irreversibile (ad esempio: file PST di Outlook corrotti) che complicherebbe ulteriormente lo scenario considerato. Un sistema di tracciamento delle email aziendali nella loro interezza, pertanto, sembra necessario per qualsiasi realtà che lavori usualmente via posta elettronica.
Il servizio MailArchive di CoreTech si pone come soluzione robusta per questo tipo di scenario. Si tratta di un servizio in cloud utile ad eseguire una copia completa, sincronizzata e non alterabile di tutte le email coinvolte, preservandone ovviamente data, ora e relative identità . Tali dati saranno disponibili mediante un archivio di posta consultabile e facilmente ricercabile, e soprattutto saranno in sola lettura per evitare possibili manipolazioni (maliziose o accidentali) dell’archivio. Al momento della prima configurazione di MailArchive, di fatto, troveremo un pannello di amministrazione che permetterà di definire le nostre policy aziendali: ad esempio, quali utenti possano accedere all’archivio in sola lettura.
Non servirà installare nulla per utilizzare MailArchive, in quanto il software è perfettamente integrabile con i comuni client di posta come ad esempio Microsoft Outlook. Inoltre l’archivio di posta è consultabile per intero mediante una sofisticata maschera di ricerca, la quale consente di cercare email inviate in base a numerosi parametri, e che sarà molto utile per reperire le informazioni di cui abbiamo bisogno. Le mail archiviate, inoltre, non possono essere alterate in alcun modo, se non mediante utenze appositamente predisposte, e permettono la conservazione della corrispondenza elettronica aziendale fino a 25 anni.
Le principali caratteristiche del servizio sono in sintesi le seguenti:
- accesso alla posta elettronica archiviata da desktop o mobile, mediante plugin di Outlook, mediante browser o client MailStore; questo serve a garantire il massimo della flessibilità anche in situazioni di emergenza o in caso di imprevisti;
- archiviazione email pianificabile, che può essere quindi eseguita anche in automatico ad intervalli di tempo regolari (ad esempio: una volta al giorno a fine giornata lavorativa);
- salvataggio dei dati suddiviso in base ai profili delle utenze;
- sincronizzazione delle utenze via Active Directory o LDAP;
- definizione di politiche aziendali di salvataggio e mantenimento minimo dei dati (retention) sulla base di regole personalizzabili
MailArchive si basa inoltre sui servizi offerti da MailStore, un servizio che normalmente non si può utilizzare per le mail dei propri clienti e che CoreTech, già da molti anni, ha pensato di estendere in tal senso come proposta commerciale. Il servizio è utilizzabile mediante Outlook, ma anche con i servizi di mail aziendale (di cui abbiamo discusso giorni fa su questo sito) quali Kerio Connect e SmarterMail.
L’utilizzo di MailArchive non richiede alcun server aggiuntivo da installare (è già previsto nel servizio stesso), permette di calibrare lo spazio che ci serve e di pagare solo quello che si consuma, offre un ulteriore backup della nostra corrispondenza elettronica, si può utilizzare anche su un singolo account (a differenza del classico MailStore che invece parte da minimo 5 utenti), e permette di centralizzare l’accesso alle email anche da un singolo account.
Il servizio MailArchive è in vendita dal sito CoreTech a partire da 9,43€ + IVA al mese, con spazio mail in GB e numero di mail da attivare configurabile in fase di acquisto. Per avere un preventivo in tempo reale è sufficiente collegarsi a questa pagina (https://www.coretech.it/it/cloud/archiviazione_email/configuratore_archiviazione_email.php) e selezionare le caratteristiche desiderate.
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