Alcuni strumenti gratuiti per comunicare al meglio in pubblico

Aggiornato il: 27-06-2022 11:00
Risolvere un problema, prendere decisioni in modo ottimale; oppure comprendere il funzionamento di sistemi complessi, valutare scelte complicate, decidere come portare avanti l’azienda: obiettivi e ambizioni onnipresenti nella pratica del lavoro quotidiano di molti di noi, soprattutto in ambito multinazionale e aziendale. Come gestire al meglio la comunicazione per evitare fraintendimenti e intoppi analoghi? Oggi vi presentiamo un po’ di strumenti utili che possono aiutarci, sia concettualmente che mediante software, ad approcciare al meglio ad una comunicazione chiara, semplice e ottimale per chi ci ascolta.

SBI (Situation-Behavior-Impact)

Questo è un metodo considerato efficace per evitare fraintendimenti (fonte): si basa sul semplice assunto e osservazione pratica sulla tendenza a saltare subito alle conclusioni, tipicamente umana e raccontata da mille leggende metropolitane, del resto. Secondo una storiella diffusa su internet e quasi certamente inventata, ad esempio, un uomo che si reca a Lourdes in perfetta saluta ne sarebbe tornato, paradossalmente, con una gamba rotta. Il problema è legato al fatto che per stanchezza, durante una lunga fila per ricevere la benedizione, si sarebbe seduto su una sedia a rotelle, il prete sarebbe comparso per la benedizione all’improvviso e, colto di sorpresa, lo avrebbe fatto alzare di scatto: tutti i presenti urlano al miracolo, si affollano per toccare il “miracolato” e lo fanno cadere rovinosamente.

Per provare ad applicare il paradigma SBI (situazione, comportamento, impatto), valuta la situazione e il contesto, descrivi il comportamento che hai visto o rilevato senza esprimere un giudizio e poi discutine l’impatto con l’interessato. Non è una tecnica semplice da applicare, ovviamente, e richiede impegno e costanza, oltre alla possibilità  di formarsi adeguatamente allo scopo. L’atteggiamento del manager in questo caso è fondamentale, per il suo dover essere non giudicante nella maniera più assoluta, cosa spesso non facile da ottenere.

Mappa concettuale

Le mappe concettuali permettono di disegnare concetti con approccio costruttivista, suddividendo i topic complessi in sotto-argomenti più semplici esplicando, in molti casi, un approccio di tipo top down. Si tratta di uno degli strumenti di comunicazione più immediati da utilizzare, per quanto non sempre restituiscano schemi realmente fruibili da chiunque, e possano servire più che altro per organizzare il lavoro internamente. Alcuni software free che permettono di editare mappe concettuali sono i seguenti:

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Una delle mappe concettuali forse più celebri appartiene alla Disney (fonte), e risale a metà  degli anni cinquanta: modellizza la distribuzione di opere creative attraverso i vari canali a disposizione all’epoca.

walt disney business map
Clicca sull’immagine per ingrandirla – tratto da https://web.archive.org/web/20100621023942/http://www.mind-mapping.org/images/walt-disney-business-map.png

Six Thinking Hats

In questo caso più che comunicazione si tratta di una strategia di problem solving, inventata nel 1985 dallo scrittore Eward de Bono. Si immagina di dover risolvere un problema di decisione, e di indossare idealmente 6 cappelli di colore diverso, ognuno dei quali rappresenta una prospettiva differente sul medesimo problema. Nello specifico, ad esempio:

  • 🟡 Yellow hat – esprime essenzialmente la positività  e i benefici / opportunità  del prendere la decisione in esame
  • 🟢 Green hat – riguarda la creatività , e corrisponde con il classico brainstorming o fase in cui i pensieri e le idee girano a ruota libera
  • 🔴 Red hat riguarda invece le emozioni, come ci fa sentire quella scelta e come potremmo reagire emotivamente nel realizzarla.
  • ⚪️ White hat permette di focalizzarci sui dati, sui trend, sull’analisi di ciò che è numero; un approccio molto razionale utile per certe analisi SEO (Search Engine Optimization), ad esempio.
  • ⚫️ Black hat è un po’ il contrario del Yellow Hat, in quanto decide di concentrarsi sulle controindicazioni ed effetti collaterali di una scelta, incluse le analisi del caso peggio
  • 🔵 Blue hat infine riguarda il controllo del processo: se uan discussione di lavoro si trova ad un punto morto, può consentire di riprendere le fila e controllarla per quanto possibile, presentando nuove prospettive.

Iceberg Model

Affrontare i problemi solo a livello di evento spesso non è sufficiente: le autentiche cause dei fenomeni possono essere nascoste o poco ovvie. Il modello ad iceberg, in questa sede, è uno strumento che ti consente di cambiare ancora una volta prospettiva vedere oltre gli eventi e la loro ovvietà . Ti potrebbe aiutare a scoprire le cause profonde del perchà© si verificano quegli eventi: ciò è possibile osservando livelli più profondi di astrazione, precisamente all’interno del sistema che non sono immediatamente evidenti. Il modello Iceberg è in genere composto da quattro livelli, che possono riguardare eventi, modelli, strutture e modelli mentali sottostanti.

Matrice di Eisenhower

Si designa l’asse X con i valori di importanza e l’asse Y con quelli annessi all’urgenza: si definiranno in questo modo quattro possibili quadranti, in cui definire la priorità  urgenze / priorità  delle principali attività  lavorative. Eisenhower è stato un presidente degli USA che, a quanto raccontano, faceva uso di questo tipo di approccio per la definizione delle attività ,

Un modello di decisione abbastanza semplice ed immediato che si compone di quattro possibilità :

Quadrante 1. Importante e urgente → Fallo subito

Questi sono i compiti che dovresti svolgere il prima possibile. Crisi, problemi urgenti e altre cose in cui non agire ora hanno conseguenze negative.

Quadrante 2. Importante ma non urgente → Pianifica per il futuro

Trova un tempo per queste attività  e falle poi. Questo quadrante è in genere il luogo in cui si svolge il lavoro profondo, attività  che contribuiscono ai tuoi progetti o obiettivi a lungo termine.

Quadrante 3. Urgente ma non importante → Delega a terzi

Se puoi, trova qualcuno che possa svolgere questi compiti per te. Se non puoi delegarlo, pianificalo ma prova sempre a svolgere prima le attività  importanti ma non urgenti. Si tratta spesso di attività  amministrative o cose che hanno scadenze ma non sono critiche.

Quadrante 4. Non urgente e non importante → Non lo fare! :-)

Queste attività  non valgono il tuo tempo e non dovresti farle affatto. Le attività  di evitamento, il lavoro intenso e l’intrattenimento entrano in questo quadrante.

7 habits decision making matrix
Davidjcmorris, CC BY-SA 4.0, via Wikimedia Commons

Decision matrix

Bisogna prendere delle decisioni, e non è mai semplice nè agevole farlo. Le matrici di decisione sono uno strumento che può aiutarci a risolvere almeno una parte dei dilemmi, identificando ciò che davvero conta nel fare una determinata scelta aziendale. Possono aiutare a portare chiarezza o mettere in luce aspetti poco considerati, e rappresentano una generalizzazione della matrice di Eisenhower in cui le dimensioni importanza e urgenza possono essere sostituite con altre metriche a nostra discrezione.

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Nei quattro quadranti andremo poi a inserire le attività , classificandole in base alle X e alle Y indicate.

First principles (cause prime)

Un approccio di risoluzione ai problemi che si basa sull’iniziare a seguire due passaggi:

  • scomposizione del problema in fatti (cause prime);
  • ricostruzione della soluzione a partire dalle cause identificate

Non è troppo semplice da applicare, soprattutto richiede un background filosofico o matematico per essere realizzato, ma è sicuramente una strategia molto potente.  Storicamente parlando, il primo principio è una proposizione o assunzione di base che non può essere dedotta da nessun’altra proposizione o assunzione, sia in filosofia che in matematica (dove sono spesso e volentieri assiomi). Si pensi ad esempio ad un insieme, che deve essere accettato assiomaticamente e senza ricorrere ad ulteriori definizioni che ripeterebbero semplicemente il concetto in modo diverso.

Inversione

L’inversione è utile quando devi vedere il problema che stai risolvendo da un’angolazione diversa. Può aiutarti a vedere una prospettiva diversa e a immaginare gli scenari peggiori. Come farne uso è subito detto, ed è anche intuitivo, in questo caso. Una buona domanda scatenante per renderci conto se l’inversione possa aiutarci come strategia di problem solving è chiedersi “Sto solo pensando a soluzioni o scenari ideali?”

àˆ quindi possibile invertire il modo di pensare al problema o alla soluzione. Per farlo, segui questi passaggi:

  • quale sarebbe la decisione/soluzione peggiore in questa situazione? Pensaci e comprendi le cause di ciò.
  • Perchà© dovrebbe essere sbagliata? Descrivi i motivi.
  • Cerca infine di trovare una buona decisione/soluzione, ora esaminando le ragioni che potrebbero prendere una decisione sbagliata.

Diagramma di Ishikawa

Il diagramma di Ishikawa è un ottimo strumento per aiutarti a risolvere i problemi identificandone le cause principali. A volte chiamato anche diagramma di causa ed effetto o a lisca di pesce, è stato creato dal professore giapponese Kaoru Ishikawa. àˆ particolarmente efficace per affrontare problemi complessi.

La costruzione di questo diagramma consiste in pochi semplici passaggi. Questo può essere fatto in gruppo come officina, ma anche da solo.

Definisci il problema

Inizia con la definizione del problema e poi disegna una linea a sinistra oa destra di esso (dipende dalle tue preferenze).

La linea servirà  per l’aggiunta di fattori nel passaggio successivo.

Identifica i fattori o categorie che contribuiscono alla risoluzione

Elenca i fattori/categorie che potrebbero contribuire al problema che stai risolvendo. Disegnali lungo la linea principale.

Puoi trovare i tuoi fattori o potresti utilizzare categorie generiche: persone, attrezzature, metodi, misurazione, materiale e ambiente.

La categorizzazione è molto utile per scomporre problemi complessi e guardarli da prospettive diverse.

Determina le possibili cause relative a ciascun fattore

Chiedi “Perchà© sta succedendo?” Annota ogni idea come una riga sotto il fattore a cui si riferisce. Il pensiero dei primi principi è utile qui incluso il metodo dei “Cinque perchà©”. Tieni presente che il problema potrebbe non avere solo una causa principale ma più. Quindi è importante catturare tutto ciò che potrebbe spiegare il problema, anche se solo in parte. A questo punto, dovresti (se tutto va bene) avere un diagramma completo ma ancora nessuna risposta definitiva.

Analizza il diagramma risultate

Il passaggio più importante è esaminare tutte le possibili cause alla radice e analizzarle. Il diagramma fornisce ora una struttura per il tuo pensiero più importante e per i passaggi successivi. Ci sono varie possibilità  che puoi prendere in considerazione, a questo punto. Forse puoi raccogliere più dati/prove per ogni candidato alla causa principale o identificare immediatamente quella più probabile e provare rapidamente a risolverla. Ciò dipenderà  dai tuoi problemi specifici e dalle possibili cause identificate.

La piramide di Minto

Nella comunicazione aziendale (e non solo) la comunicazione dovrebbe essere sempre chiara e massimamente efficiente: cosa che spesso non è, persa in mille formalismi che si adottano solo perchè “si è sempre fatto cosଔ ed è “prassi aziendale” farne uso, anche se poi si tratta di strumenti che comportano fatica e scarso valore aggiunto.

Le persone sono generalmente occupate in altre cose più importanti, questo è il punto da focalizzare: e su questo si basa il principio della piramide di Minto, un metodo top down formalizzato da Barbara Minto per approcciare in modo efficace alle presentazioni, e andare dritti al punto. Il procedimento prevede che si parta dalle conclusioni per poi costruire il resto di seguito, come vedremo (ulteriori dettagli sono disponibili nel libro ufficiale dell’autrice).

Usando questo principio, si parte dalla conclusione, da ciò che vogliamo dire, di cui dobbiamo essere consapevoli al fine di catturare l’attenzione del pubblico e indicare subito il messaggio chiave, il concetto basilare che desideriamo trasmettere. QUesto è ideale per un pubblico di auditori che ha poco tempo e voglia di ascoltarci, alla fine, ed è noto anche con l’acronimo BLUF (Bottom Line Up Front), che deriva a sua volta dalla psicologia comportamente-cognitiva e si basa sul premettere le intenzioni, basandosi sui punti di forza del paziente e sulla capacità  di non complicare i termini, rendendoli difficili da seguire. Dopo aver premesso l’apporto principale del tuo talk, devi ora supportarlo degli elementi chiave del tuo discorso, che devono essere brevi e sintetici, spiegando cosଠil perchè siamo arrivati a quelle conclusioni. Arriva poi la terza fase, ovvero i vari punti chiave a supporto, che dovrebbero essere credibili e sostanziali: è qui, e solo qui, che puoi entrare nel dettaglio.

La piramide di Minto è uno strumento da usare in forma scritta per comuicare con più chiarezza ed efficenza is a tool to give your (written) communication more clarity and efficiency. Arriva subito alla conclusione, fornisci argomenti chiave a supporto e poi dettagliali.

Un esempio a riguardo potrebbe essere:

  • Ho scoperto un metodo interessante per comunicare senza lungaggini e senza appesantire la comunicazione: si chiama piramide di Minto, e si basa su una premessa fondamentale: prima di fare un lungo talk, è consigliabile anticipare le conclusioni del tuo discorso.
  • In secondo luogo devo fornire gli argomenti chiave a supporto della mia scelta: in questo caso, premettere le conclusioni permette di mantenere viva la soglia di attenzione senza appesantire.
  • In ultimo, posso dare dettagli su come siamo arrivati a quelle conclusioni, dilungandomi anche un po’, se necessario.

Se sono un consulente e devo rapportarmi col cliente finale, potrei premettere ciò che ho rilevato dal mio lavoro, portare dei punti chiave a supporto e – soltanto alla fine, in caso – fornire report dettagliati.

Fonte: untools.co, Foto di Arek Socha da Pixabay



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