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Come avere la rubrica e il calendario sincronizzato

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Introduzione

I vari utilizzatori dei servizi di posta elettronica, molto spesso, non sono a conoscenza delle funzionalità  effettive che vengono messe a disposizione. Il più delle volte, infatti, si limitano ad usare la mail in modo blando, senza sfruttarne del tutto le potenzialità . La sincronizzazione della rubrica e del calendario con la propria casella di posta è, del resto, una delle attività  forse più sottovalutate per chi usa la mail ogni giorno per lavoro o svago. Grazie ad esse, infatti, la nostra email diventa un vero e proprio “ambiente”, nel quale possiamo organizzare le cose più importanti della nostra giornata, ricordarci di fare determinate cose un certo giorno, condividere i contatti della propria rubrica ed invitare, volendo, amici o colleghi a determinati eventi.

Per capire meglio come riuscire ad avere rubrica e calendario sincronizzati, è necessario premettere un po’ di informazioni tecniche, ovvero i formati CardDAV e CAlDAV, e poi vederne subito dopo il loro uso pratico. Anche gli utenti meno esperti potrebbero essere molto interessati all’argomento, che è abbastanza tecnico ma che cercheremo di rendere nel modo più semplice possibile.

CardDAV: che cos’è?

Disponibile su Gmail fin dal 2012 (a quanto pare la prima piattaforma a renderlo disponibile per gli utilizzatori di servizi di posta elettronica gratuita) è stato definito come formato open dalle specifiche RFC 6352 a cura della Internet Engineering Task Force. In linea generale CardDAV è un’estensione del protocollo HTTP, basata a sua volta su WebDAV (Web Distributed Authoring and Versioning). Estensione significa che, nello specifico, permette di andare oltre: essa infatti è in grado di consentire operazioni di authoring da remoto – nello specifico, permettere la condivisione di dati in formato vCard. HTTP, quindi, mostra delle potenzialità  molto interessanti che vanno parecchio al di là  del classico uso che ne facciamo ogni giorno (navigare su internet, inviare e ricevere dati ecc.).

Il formato vCard, in sostanza, permette di memorizzare e scambiare veri e propri biglietti da visita digitali, che possono essere ad esempio dati strutturati in formato testo, con intestazione (Nome, Cognome, Indirizzo, email, telefono) e contenuti (la nostra rubrica) pronti all’uso, allo scambio, ad eventuali backup e cosଠvia. Già  da tempo, del resto, questi formati sono entrati nelle nostre vite senza troppi complimenti: le vCard e CardDAV vengono usati da app popolari come Telegram e Whatsapp, oltre ad essere riconosciuti da tutti gli smartphone moderni. Caso d’uso tipico, per intenderci, è proprio quando inviamo un contatto (nome + numero) ad un amico che ce l’ha chiesto, evitando di ricopiare a mano tutto con il rischio di sbagliare qualcosa nel farlo.

Il funzionamento generale di CardDAV, pertanto, è pensato anche per la sincronizzazione dei propri contatti con un client di posta; ed è chiaro che non tutti i servizi di posta, soprattutto se gratuiti, lo supportano attivamente. Per quanto infatti sia diventato popolare grazie a Gmail, ci sono altri client di posta professionali come Truemail (un servizio italiano di email professionale per aziende e privati) che ne fanno uso, e lo supportano in tutti gli aspetti.

CalDAV: cosa è?

Ovviamente non finisce qui: la sincronizzazione della rubrica non è tutto, perchà© in certi casi è necessario spingersi oltre. Riuscire ad organizzare e gestire in modo adeguato, nelle varie settimane, i propri impegni – oltre alle centinaia di email che riceviamo – è un obiettivo molto interessante per molti professionisti ed aziende. Del resto, di per sè, se l’invio di una mail è abbastanza semplice (come abbiamo visto in precedenza nell’articolo sul loro funzionamento), a livello di gestione del calendario si pongono una serie di complicazioni pratiche: organizzare eventi, impostare memorandum, scrivere note in una certa data e cosଠvia. In certi casi, in una singola giornata, potrebbero essere presenti più eventi o impegni ad orari differenti.

CalDAV è stato pensato esattamente per venire incontro a questo tipo di esigenze: basato anch’esso su una precisa formalizzazione ufficiale a livello di IETF, permette infatti di sincronizzare il calendario elettronico (del computer, del Mac, dello smartphone e cosଠvia) con la propria casella di posta, in modo da poter evidenziare le cose da fare, le ricorrenze e gli appuntamenti. Il tutto mediante un client di posta elettronica, ovviamente: questo potrebbe rientrare in una produttiva gestione del tempo, finalmente senza dispersioni e senza perdere tempo con altri strumenti (come i social) che tendono a volte a mettere a disposizione eventi del genere. Il servizio di email, pertanto, dovrebbe essere rivalutato proprio nell’ottica di rimanere focalizzati, almeno durante le ore di lavoro, su quello che si deve fare.

Il servizio di email professionale di Truemail, del resto, supporta da qualche tempo anche questo formato.

Esempi pratici di uso: app per smartphone

CalDAV è pensato per offrire un calendario condiviso, ed è interessante andare a vedere il suo uso pratico: se ad esempio abbiamo la nostra webmail, possiamo ritrovare direttamente nell’interfaccia un calendario con tutti gli appuntamenti che verrà , in genere, sincronizzato in automatico con gli eventi che abbiamo impostato via iOS o Android. Sono altresଠnumerose le app che permettono di sincronizzarsi il calendario, facendo un giro nel Google Play Store ne troveremo moltissime: CalDAV-Sync, DAVx⁵ (quest’ultima a pagamento) e cosଠvia.

Stesso discorso vale per CardDAV, che come abbiamo visto offre una rubrica sincronizzabile su qualsiasi dispositivo, una cosa molto comoda per avere tutti i contatti a portata di mano, poterli condividere con facilità  ed evitare, cosଠfacendo, di doverli ricopiare a mano o usando carta e penna. Anche qui, per chi usa la mail sullo smartphone, c’è l’imbarazzo della scelta in fatto di app: alcuni esempi potrebbero essere CardDAV-Sync e, ancora una volta, DAVx⁵.

Conclusioni

Per avere rubrica e calendario sincronizzato sulla propria email si possono sfruttare queste due opzioni che, ad oggi, non sembrano essere diffuse come dovrebbero. Molti utenti, nonostante tutto,ne fanno già  uso senza conoscerne i dettagli, tanto che – su queste tecnologie – non c’è troppa consapevolezza ad oggi. E tu, sei pronto a sincronizzare i tuoi contatti ed appuntamenti direttamente nella tua casella di posta?

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