Come cercare dentro Gmail?

Question

Accepted Answer

Stai cercando un modo semplice per trovare quello che ti serve nel tuo archivio di posta? Nessun problema: in questo articolo vedremo un po' di suggerimenti pratici e di uso degli operatori di Gmail che potranno certamente esserti utili.

Introduzione

Tieni conto che per effettuare queste ricerche in modo soddisfacente, e con la necessaria precisione, è opportuno fare uso della ricerca web, ovvero aprire Gmail.com, entrare nella tua email con la tua username e password, e sfruttare l'interfaccia web che è anche la più completa che possa esistere. Se ad esempio hai configurato Outlook, oppure Thunderbird o simili, è possibile che queste ricerche non producano i risultati attesi, e che tu non riesca a trovare quello che stavi cercando (soprattutto se hai configurato il tuo client di posta con IMAP e non con POP3). In breve: per fare ricerche di ogni genere nella tua casella di posta Gmail, ti consiglio caldamente di fare uso dell'interfaccia web. Quando si cerca su Gmail, bisogna sapere bene dall'inizio che le ricerche ragionano su token o pattern di testo: Gmail in sostanza mantiene un indice dei termini e non può cercare, ad esempio, su porzioni di testo (query che sarebbero computazionalmente pesanti, come ad esempio "parole che iniziano con la lettera A"). Questo purtroppo finisce per escludere l'uso delle wildcard (il classico asterisco * per indicare "qualsiasi lettera o parola di qualsiasi lunghezza") che i programmatori spesso usano nel proprio codice: in generale non funzionano e non funzioneranno neanche in futuro. La funzionalità di ricerca di Gmail, infatti, è riservata soltanto al riconoscimento di alcuni pattern di ricerca (come ad esempio tutti gli indirizzi email del tipo nome@server.estensione), per cui non provate a cercare cose tipo peppe* perchè non funzionerà .

Ricerca generica tra le proprie mail

Se in genere stessi cercando qualcosa all'interno del mio archivio di posta elettronica, nessun problema: basta andare nella casella di ricerca in alto, una volta aperto Gmail con un browser, e digitare il termine di ricerca desiderato. La figura successiva mostra esattamente questa semplice situazione: quelle che vedrete dopo aver digitato la ricerca seguita da Invio non saranno altro, alla fine, se non le mail che contengono la parola "qualcosa" nel corpo della mail, nell'indirizzo di qualche mittente o destinatario, nell'oggetto o in qualche allegato.

Per cercare una frase esatta a livello di corrispondenza, basta cercarla tra virgolette:

"nel mezzo del cammin"

Cercare per etichette (label)

Se usate le etichette per raggruppare le vostre email, potete cercare direttamente tutte le mail etichettate con delle fatture, ad esempio, in questo modo:

label:fatture

Ovviamente dovrete aver impostato almeno due etichette in questo modo prima di poter utilizzare questo tipo di ricerca.

Cercare un file specifico nelle mail

Per fare questo è molto semplice, e basta usare l'operatore filename: per cui ad esempio:

filename:pdf

cerca solo file PDF in allegato, mentre

filename:fattura

cerca tutti i file che si chiamano fattura.

Cercare parole vicine

Per cercare parole vicine tra di loro, possiamo sfruttare l'operatore AROUND, e quindi cercare:

saldo AROUND fattura

Cercare email risalenti ad un certo periodo

Per fare questo ci sono gli operatori di range temporale, quindi ad esempio:

after:2020/10/23

cerca genericamente tutte le email ricevute o inviate dopo il 23 ottobre 2020 (notare che la data deve essere scritta nel formato adeguato, quindi ANNO/MESE/GIORNO e non giorno/mese/anno come siamo abituati a leggere e scrivere in Italia). Allo stesso modo l'operatore

before:2020/10/23

permette di trovare tutte le email ricevute o inviate prima del 23 ottobre 2020.

Cercare nell'oggetto della mail

Se volete effettuare una ricerca nell'oggetto delle vostre email, alla ricerca di un qualcosa di specifico, provate l'operatore subject di Gmail:

subject:qualcosa

che cercherà tutte le mail con qualcosa nell'oggetto.

Cercare email con allegati

Se stiamo ad esempio cercando una mail contenente un allegato, ovvero una mail con qualche file PDF o di altro genere che ci ha inviato qualcuno, basta utilizzare l'operatore has:attachment, eventualmente seguito dalla ricerca del nome del file che ci interessa. Qui di seguito, ad esempio, ho provato a cercare tutti i report in PDF che mi sono stati inviati da SEMRush.

Non finisce qui: possiamo anche cercare messaggi email con un link di Google Drive, Documenti, Fogli o Presentazioni, con questi operatori specifici:

has:drive (con allegato Google Drive) has:documento has:foglio di lavoro (con un foglio Excel allegato) has:presentazione (con allegata una presentazione)

Cercare per destinatario

State cercando una mail in Gmail che è stata inviata all'indirizzo email di una persona specifica? Perfetto: nella casella di ricerca di Gmail, quella in alto, provate a cercare:

to:peppe@gmail.com

oppure, semplicemente, una parte dell'indirizzo:

to:peppe

questo vi permetterà di trovare tutte le mail inviate A quello specifico indirizzo.

Cercare per mittente

State cercando una mail in Gmail che vi ha inviato un indirizzo di una persona specifica? Perfetto: nella casella di ricerca di Gmail, quella in alto, provate a cercare:

from:peppe@gmail.com

oppure, semplicemente, una parte dell'indirizzo:

from:peppe

questo vi permetterà di trovare tutte le mail inviate DA quello specifico indirizzo. La ricerca può anche essere estesa a chi era in CC (Copia Carbone) oppure in BCC (Copia Carbone nascosta), sfruttando una sintassi molto simile:

bcc:peppe

oppure, ancora:

cc:peppe

Rimuovere un termine dalla ricerca

Nel caso di ricerche ambigue, ovvero in cui cerchiamo la parola "apple" nel senso di frutto e non in quello di computer, possiamo decidere di scremare i risultati che non sono troppo precisi usando l'operatore meno (-): questo permette di cercare, ad esempio, apple che non presentino la parola macbook all'interno della mail:

apple -macbook

Anche Gmail supporta gli operatori logici, pertanto, ed il prossimo che andremo a vedere è quello che permette di combinare con l'OR più ricerche tra di loro.

Combinare più operatori

Esattamente come gli operatori di ricerca di Google, anche Gmail possiede i suoi operatori logici che possiamo usare per combinare ricerche. Ad esempio, email mandate da peppe OPPURE con qualcosa nell'oggetto:

{from:peppe subject:qualcosa}

Ricerche su Gmail più complesse

Le ricerche si possono effettuare cliccando sui vari bottoni che trovate sotto la casella di ricerca, che sono il corrispondente visuale (e ancora più intuitivo) per fare ricerche nel vostro archivio di posta Gmail. Archivio (ZIP), PDF, Foglio di lavoro ed il menu a scomparsa con il calendario Qualsiasi data servono esattamente a fare le stesse cose che abbiamo visto, una per una, in questa guida.

Gli operatori di ricerca, inoltre, si possono combinare tra loro in molti modi, e questo rende lo strumento (dopo aver fatto un po' di pratica, ovviamente) estremamente potente: possiamo cercare, ad esempio, tutte le mail inviare dal 1 ottobre 2020 che contengano un allegato in PDF e siano state inviate da un mittente specifico (il solito Peppe, tanto per dire):

after:2020/10/23 has:attachment filetype:PDF from:peppe

Come cercare dentro Gmail (con esempi)