Excel è uno strumento estremamente potente e funzionale per trattare tabelle di dati, effettuare calcoli sui dati presenti e collegare le tabelle secondo le logiche più disparate. Una delle funzioni più potenti in tal senso, in prima istanza, è legata alla funzionalità di convalida dati: mediante essa possiamo evitare gli errori accidentali all’interno della fase di inserimento (data entry), ed aiutare gli operatori o gli impiegati a raggiungere massimi livelli di produttività nel lavoro che viene svolto.
La convalida dati permette di validare varie tipologie di campo, che possono essere un campo libero (qualsiasi valore), un numero intero, un numero decimale, un elenco (per creare menu a tendina), una data, un orario, un testo con vincoli di lunghezza minima, massima o precisa (esempio: i codici fiscali che devono essere sempre di 16 caratteri).
Convalida dati su campi orario in Excel
Nel seguente video possiamo vedere un esempio pratico di questa attività , applicata ad una tabella di orari che vogliamo vincolare, ad esempio, alla possibilità di inserire solo orari di lavoro.
Come creare un men๠a tendina
Come creare un elenco a discesa che vincoli l’inserimento dei dati? Nell’esempio successivo abbiamo una lista di persone a cui vogliamo associare una squadra di serie A di cui sono tifosi. Vogliamo fare in modo, usando la convalida dati, che
- possano inserire solo squadre in lista
- non possano inserire errori di digitazione o nomi alternativi o abbreviati di una squadra.
E se volessimo effettuare una doppia convalida di dati, usando più di un criterio? Se inserisco due convalide sulle stesse celle, la prima viene sovrascritta dalla seconda, quindi non va bene. Soluzione: fare uso delle formule o funzioni di Excel. Esistono circa 500 funzioni in Excel, che possono coprire le esigenze più diverse e che sono divise in data/ora, matematiche, statistiche, testuali, finanziarie, di ricerca, logiche e di database.
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