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Convalida dati in Excel: come funziona


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Excel è uno strumento estremamente potente e funzionale per trattare tabelle di dati, effettuare calcoli sui dati presenti e collegare le tabelle secondo le logiche più disparate. Una delle funzioni più potenti in tal senso, in prima istanza, è legata alla funzionalità  di convalida dati: mediante essa possiamo evitare gli errori accidentali all’interno della fase di inserimento (data entry), ed aiutare gli operatori o gli impiegati a raggiungere massimi livelli di produttività  nel lavoro che viene svolto.


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La convalida dati permette di validare varie tipologie di campo, che possono essere un campo libero (qualsiasi valore), un numero intero, un numero decimale, un elenco (per creare menu a tendina), una data, un orario, un testo con vincoli di lunghezza minima, massima o precisa (esempio: i codici fiscali che devono essere sempre di 16 caratteri).


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convalida dati interfaccia

Convalida dati su campi orario in Excel

Nel seguente video possiamo vedere un esempio pratico di questa attività , applicata ad una tabella di orari che vogliamo vincolare, ad esempio, alla possibilità  di inserire solo orari di lavoro.

Come creare un men๠a tendina

Come creare un elenco a discesa che vincoli l’inserimento dei dati? Nell’esempio successivo abbiamo una lista di persone a cui vogliamo associare una squadra di serie A di cui sono tifosi. Vogliamo fare in modo, usando la convalida dati, che

  1. possano inserire solo squadre in lista
  2. non possano inserire errori di digitazione o nomi alternativi o abbreviati di una squadra.

E se volessimo effettuare una doppia convalida di dati, usando più di un criterio? Se inserisco due convalide sulle stesse celle, la prima viene sovrascritta dalla seconda, quindi non va bene. Soluzione: fare uso delle formule o funzioni di Excel. Esistono circa 500 funzioni in Excel, che possono coprire le esigenze più diverse e che sono divise in data/ora, matematiche, statistiche, testuali, finanziarie, di ricerca, logiche e di database.

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