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Come funziona la blacklist di un account di posta elettronica

L’uso della posta elettronica è sempre più diffuso anche a livello professionale, e non semplicemente tra amici e conoscenti – per i quali, ad oggi, preferiamo sempre più i social network, a quanto pare. Le mail sono comode, veloci e discrete, e sono l’ideale per inviare promemoria, informazioni riservate (per quanto qualche piccolo appunto sarebbe necessario, a tal proposito) ed ogni genere di documento in allegato: immagini, file PDF, documenti e video. Succede però, a volte, che queste benedette email non arrivino a destinazione: aspettavamo una conferma via posta elettronica e non è mai arrivata, ad esempio.

Oppure quella fattura (ammesso che non siamo soggetti agli obblighi di fatturazione elettronica, ovviamente) che il cliente dice di non aver mai ricevuto, ed abbiamo sempre il dubbio che stia facendo finta di nulla… un classico, per ogni freelance e piccola azienda che si rispetti. Se le mail non arrivano a destinazione, oppure finiscono in spam (nel qual caso basterebbe guardare in quella cartella e togliere le email “buone” da là, per inciso), in alcuni casi potrebbe essere un problema di blacklist del proprio IP aziendale o del dominio.

Perchè le mail finiscono in spam

A suo tempo, in effetti, avevamo visto come funziona la blacklist, dal punto di vista operativo: se la mail aziendale va a finire in blacklist significa che non parte, cioè che non si riescono ad inviare email dagli indirizzi aziendali e che, in certi casi, non è possibile riceverla. Le mail in questo caso, mediante appositi filtri che operano su base statistica (della serie: vanno a vedere la forma classica di un invio di phishing o di spam, e trovano “somiglianze” nella mail che non arriva) non sono, in pratica, considerate abbastanza sicure dal punto di vista del software a cui è stato incaricato l’invio. Pertanto può essere  interessante andare a vedere come funzioni questo fenomeno della blacklist della posta elettronica, da che cosa sia causato e come si possa, in funzione di questo, soprattutto risolvere.

L’importanza di avere una mail aziendale è stata rimarcata all’interno di un nostro precedente articolo; le mail aziendali come abbiamo visto sono le più soggette a casi di spam, ma succede lo stesso con una mail appena creata che non abbia uno “storico” di fiducia. In quest’ultima situazione dovrete il più delle volte soltanto pazientare un po’: col tempo, ed abituando i vostri destinatari a togliervi dalla casella di spam, le mail saranno “fiduciate” e riuscirete a risolvere il problema. Il più delle volte sono gli stessi Internet Service Provider (detti anche ISP) a stilare le liste delle potenziali blacklist: quello che fanno è setacciare la rete alla ricerca di invii sospetti, e questo (se è molto comodo ed efficace da un lato) rischia di fare andare in blacklist anche sender che non c’entrano nulla. Un filtro antispam troppo restrittivo, del resto, è una causa molto comune delle mail che finiscono in spam: in molti casi è possibile risolvere solo cambiando provider di posta. Se inviate email da un IP condiviso con altri, ad esempio, sicuramente risparmierete qualcosa – ma al tempo stesso vi potreste ritrovare col problema di essere messi in blacklist a vostra insaputa. Se altri spammer usano quell’indirizzo, visto che è condiviso, ad esempio, succederà  proprio quello che temiamo: saremo “puniti” per conto di altri, visto che l’ISP non ha modo di distinguere a livello di grana fine chi davvero sia uno spammer e chi no. Come risolvere in questi casi è subito detto: bisognerebbe usare un hosting di mail dedicato, di fatto, fermo restando che sarà  necessario spendere qualcosa in più. Se la mail è molto importante per voi e ci lavorate ogni giorno, potrebbe essere un investimento più che sensato.

Come controllare se siamo in blacklist

Per verificare se un dominio sia in blacklist o meno (ad esempio quello della vostra azienda, per intenderci la parte dopo la @ nel vostro indirizzo) è possibile sfruttare un tool gratuito come questo:

https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx

Se invece si tratta di tentare di uscire dalla blacklist bisogna inviare delle richieste di informazioni agli ISP: prima di tutto chiedendo chiarimenti sui motivi (il più delle volte parlano in inglese) e poi provando a chiedere la rimozione. Purtroppo, però, questo è un metodo che ho sperimentato in vari casi reali di aziende che avevano questo problema e che, purtroppo, non sempre funziona.

Servizi di posta elettronica professionali

Per risolvere il problema delle mail che finiscono in spam, in sostanza, bisogna usare servizi di qualità : anche i reparti tecnici più preparati concordano su questo fatto, ammettendo che il margine di intervento per risolvere è spesso molto basso, per non dire nullo. Quindi entriamo nell’ottica giusta fin dall’inizio, e valutiamo le varie offerte che presenta il mercato. Ci sono molti provider di email dedicata che proteggono le comunicazioni con sistemi di antispam costantemente aggiornati, evitando cosଠdi farvi finire in blacklist, e che vi forniscono un servizio di invio affidabile e sicuro.

Uno di questi, ad esempio, è Truemail di Seeweb.

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