Server dedicati di posta: perchè usarli per la tua azienda

Server dedicati di posta: perchè usarli per la tua azienda

Non sembrano esistere dati ufficiali sul numero di email che, ogni giorno, vengono inviate e ricevute attraverso i vari server di posta: una stima attendibile, effettuata dall’azienda dei londinesi The Radicati Group, Inc, per intenderci, è stata in grado di rilevare un totale di 2.6 miliardi di utenti (ovvero persone o aziende dotate di un account) – a generare complessivamente un traffico di circa 246 miliardi di invii al giorno (quasi 10 miliardi di invii all’ora, secondo questi dati che risalgono allo studio del 2019).

Molti di questi account sono evidentemente di privati oppure fake, per quanto una massa critica degli stessi coinvolga liberi professionisti ed aziende che, ogni giorno, comunicano tra di loro oppure con i rispettivi clienti.

Un mare di mail

È abbastanza sicuro che non tutto il traffico derivante da questo uso sia effettivamente proficuo: ad oggi, infatti, molte mail vengono inviate mediante sistemi di smistamento automatici, che sono utili per l’internet marketing, ma che spesso degenerano in sistemi di phishing o spam. In questi termini, per molti di noi, l’email viene percepita come strumento poco affidabile o di poco conto, per quanto poi sia diventato uno strumento di lavoro quotidiano a prescindere. La preoccupazione porta alla diffidenza, ma fino ad un certo punto: in altri termini, la mail è sempre stata utilizzata, soprattutto mediante servizi free – dall’altra i suoi problemi di sicurezza sono rimasti quelli di sempre (spam, phishing, invio di malware).

Del resto non sempre è agevole proteggersi da quel genere di traffico per l’utente medio, per quanto i sistemi di filtraggio e di riconoscimento della posta indesiderata siano sempre più avanzati ed evoluti (ne abbiamo discusso in questa sede): in linea di massima, l’effettiva consegna di un messaggio al corretto destinatario dipende moltissimo dalla qualità del servizio relativa al server di posta utilizzato, che – soprattutto per l’elevata diffusione di email gratuite – è spesso lasciato in balia del proprio destino.

Problemi che la mail possiede fin dalla sua nascita, a ben vedere: chiunque sia stato realmente l’inventore della mail, di sicuro non diede troppa importanza alla possibilità che una mail potesse essere ingannevole, o avere una natura malevola. In tal senso, peraltro, c’è una controversia di attribuzione tra le figure di Ray Tomlinson e Shiva Ayyadurai, e non è mai stato chiarito chi davvero l’abbia inventata. Forse, per l’epoca, ignorare i problemi di eventuali invii malevoli di email poteva avere un senso, dato che veniva utilizzata in contesti ben circoscritti come ARPANET, e solo da pochi utenti “eletti”.

Oggi le cose sono destinate a cambiare, ed il mercato sta seguendo necessariamente questo trend.

L’uso dell’email è poco consapevole?

Secondo i dati ufficiali ISTAT, relativamente all’anno 2015, sono state conteggiate nel territorio ben 4 milioni e 338 mila aziende nel territorio italiano; un dato che sembra interessante rapportare con l’utilizzo di servizi internet che queste aziende effettivamente fanno.

Se da un lato, infatti, è vero che solo alcune di esse sono aziende di informatica – o comunque legate ad un uso “attivo” di internet (web agency, uffici in smart working, liberi professionisti, ecc.), molte altre rimangono confinate ad un uso ancora marginale del mezzo, preferendo sfruttare i mezzi tradizionali di comunicazione (telefono, e a volte addirittura il fax) e combattendo ogni giorno con un’alfabetizzazione informatica non propriamente eccellente, anche ad esempio nel caso della Pubblica Amministrazione (PA).

Sarebbe pertanto importante spingere nella direzione di far sfruttare questi servizi in modo più consapevole: questo va segnalato, da subito, ai tanti professionisti che, ad esempio, sfruttano semplici email gratuite per comunicare con il propri clienti, diventando spesso veicolo di spam, violazioni inconsapevoli del proprio account ed con conseguente danno di immagine. Non è il massimo, insomma, che ti arrivino mail indesiderate da una casella di posta gratuita inconsapevolmente violata, ed associata al tuo consulente di fiducia o magari un commercialista, ad esempio. Ma questo, per qualche strana ragione, ancora oggi per molti passa per assurdo come un problema marginale, o addirittura del tutto trascurabile.

La tecnologia dei server dedicati

Nell’ambito degli hosting e dell’IT, in genere, l’uso di un server dedicato è legato ad una necessità specifica: quella di riuscire a disporre risorse per un singolo cliente (dedicate a lui, per l’appunto). Dietro questa scelta vi è uno scenario tipico dell’utilizzo dei servizi internet: venire incontro alla necessità di far cooperare più servizi tra di loro, e dare l’idea all’utente finale di essere l’unico ed il solo utilizzatore degli stessi.

Grazie ai server multi-thread, ad esempio, gli accessi contemporanei vengono gestiti con facilità; sfruttando avanzati sistemi di cache lato server, poi, si permette ai servizi di essere più snelli e non essere sovraccaricati inutilmente. Le grosse realtà come Amazon o Ebay, del resto, per far funzionare i loro servizi come effettivamente fanno dovranno per forza di cosa ricorrere a soluzioni di questo tipo, o rispettivi surrogati.

I servizi dedicati offrono queste maggiori potenzialità e tutele, e molto raramente (per non dire mai) i servizi di posta gratuita consentono di dare questo genere di garanzie

Mail server dedicati aziendali

Tornando a mettere a fuoco lo scenario delle email, un server dedicato è adibito esclusivamente ad inviare e ricevere posta elettronica, e questo suggerisce anche all’utente meno esperto che le probabilità di errore si possono ridurre drasticamente. I filtri antispam, i server SMTP per l’invio e quelli POP3 / IMAP per la ricezione funzioneranno in modo più efficente di qualsiasi servizio gratuito, dando altresì l’opportunità di sincronizzarsi con il proprio programma di posta in modo semplice e più veloce di qualsiasi altro sistema. Per quello che riguarda questo ambito, in definitiva, un server dedicato di posta è in grado di risolvere una serie di problematiche che, di fatto, nell’ambito dei servizi free non sono ideali per la tua azienda.

Tali problematiche possono riguardare, per sommi capi, ad esempio:

  1. la possibilità di gestire lo spazio in modo autonomo e scalabile; se la nostra mailbox è piena, infatti, le mail semplicemente non potranno mai essere ricevute.
  2. la possibilità ulteriore di creare una mail professionale del tipo [email protected], con conseguente incremento dell’autorevolezza e della possibilità di fare un branding minimale coerente.
  3. l’adeguamento a standard internazionali importanti per garantire la privacy dei propri dati, ovvero la certezza che solo noi ed i nostri destinatari possiamo leggere la nostra posta e nessun altro, come ad esempio il certificato CISPE che è l’unico ad essere ufficialmente allineato con il GDPR che tutti, ormai, siamo tenuti a rispettare.
  4. la possibilità di recuperare facilmente l’account in caso di violazioni, oltre a quello di disporre di un servizio di backup (cioè una copia di sicurezza delle proprie email salvate su un server a parte) che sia facile e pratico da utilizzare.

Chi usa account gratuiti di posta per lavoro, insomma, dovrebbe fermarsi un istante a riflettere sui sopraelencati problemi, e chiedersi se non sia il caso di cambiare servizio e passare ad uno davvero professionale per la propria email. E, nel frattempo, ci auguriamo che una maggiore consapevolezza in merito a tale priorità possa diffondersi in tutti gli ambiti lavorativi, e non soltanto in quelli prettamente IT o informatici.


Informazioni sull'autore

Salvatore Capolupo

Consulente SEO, ingegnere informatico e fondatore di Trovalost.it, Pagare.online, Lipercubo.it e tanti altri. Di solito passo inosservato e non ne approfitto.
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