Google Drive, cos’è e a cosa serve

Google Drive, cos’è e a cosa serve

Uno dei più noti servizi web di memorizzazione e sincronizzazione dei dati è sicuramente Google Drive.

Usate Google Drive per lavoro, studio o per le vostre attività? Quasi certamente è così, per quanto non sia l’unica soluzione disponibile in ambito cloud per memorizzare file: del resto, è certamente uno dei servizi gratuiti più comodi, popolari e “fiduciati” dagli utenti, per cui merita un articolo di approfondimento che ne presenti alcune caratteristiche. Lo storage in cloud che vi viene presentato, infatti, non dice granchè a vederlo così, a prima vista: ma le funzioni disponibili sono davvero tante e credo che meritino di essere approfondite.

L’ultima rivoluzione dell’era digitale ha visto l’espansione di sistemi di archiviazione virtuali, che hanno sostituito quasi completamente quelli materiali; ma c’è di più, perché l’ultima frontiera del settore è costituita dai cosiddetti “spazi di archiviazione online”, che permettono non solo la conservazione dei file, ma anche la loro condivisione tra gli utenti. Questo tipo di archiviazione si chiama cloud, “nuvola”, proprio perché conserva i file mantenendoli sospesi come se fossero in aria, a disposizione di chiunque abbia accesso all’archivio.

All’interno degli spazi di archiviazione cloud è possibile caricare, attraverso l’upload, dati sensibili come file, documenti, pdf, immagini, video e altri media digitali. L’accesso a tali dati è, come già scritto più sopra, riservato alle sole persone che condividono i permessi di visualizzazione o di modifica dei file. Per accedere ai file, essendo questi in condivisione e gestibili da remoto, è necessario utilizzare un dispositivo come uno smartphone, un tablet o un pc dotato di connessione internet.

Molte delle caratteristiche di Google Drive, che lo rendono così potente, credo anche che siano poco note, del resto me ne sono accorto dopo averlo usato per anni.

Cos’è Google Drive

Si tratta di un servizio di archiviazione remota, nel cloud associato alla vostra email Gmail, che viene concessa gratuitamente a tutti gli utenti fino ad uno spazio massimo di 15 GB per file di qualsiasi tipo. Potete usare Google Drive per inviare allegati di dimensioni maggiori di 25MB, condividere pubblicamante i file e le cartelle oppure decidere di mostrarlo solo ad alcune persone, e creare un link di invito per mostrare i file solo a chi inviate il link (che può essere anche revocato in seguito, volendo).

Google Drive è uno strumento cloud, tra i più diffusi e utilizzati al mondo. Consente l’archiviazione e la  condivisione di file multimediali, che possono essere consultati e modificati da tutti i dispositivi associati allo spazio. Su Google Drive, i file inseriti all’interno vengono sincronizzati all’ultima versione, in modo tale che gli utenti possano visualizzare il materiale aggiornato. Tale aggiornamento avviene in tempo reale, mediante dei software che sono definiti “local agent”.

Come funziona Google Drive

Se un utente esegue una modifica ai file, può condividere l’aggiornamento in qualsiasi momento attraverso un link inoltrato alle altre persone a cui si vuole garantire l’accesso. Tra le opzioni di Google Drive vi sono quella di “sola lettura“, che assicura che il file venga esclusivamente consultato e non modificato da specifici utenti; e quella di “modifica“, che permette a chiunque abbia il permesso di apportare alterazioni al file. Google Drive è compatibile con tutti i dispositivi più avanzati e gira tranquillamente sui diversi sistemi operativi, come Mac OS X, Microsoft Windows, Android e iOS.

Google Drive, a cosa serve

Con Google Drive potrai caricare file e documenti presenti sul tuo hard disk o addirittura crearne di nuovi direttamente sulla piattaforma. Il funzionale menù a tendina posto sulla sinistra ti consentirà la scelta tra “Crea” e “Carica“. Dopo aver creato o uploadato un file, potrai metterlo in condivisione con tutti i tuoi dispositivi collegati all’account e delle persone a cui desideri garantirne l’accesso. Tramite il comando “Versioning“, potrai accedere alle varie versioni dello stesso documentotornando indietro nel tempo” e ripristinando le vecchie modifiche dei file.

Google Drive offre una visualizzazione molto pratica dei file, permettendo la disposizione in ordine alfabetico, in base all’ultima modifica o in base all’utente che ha creato il file. Inoltre, è possibile visualizzare i file posti in “elenco” o in “griglia“.

Per mantenere in ordine il sistema di archiviazione ed evitare confusione, potrai organizzare i tuoi file all’interno di cartelle, che puoi rinominare e cui puoi integrare le informazioni che desideri. Le modifiche ai file possono essere fatte anche in modalità “offline, cambiando alcune impostazioni di sincronizzazione. Google Drive offre gratuitamente uno spazio disponibile di 5Gb di archiviazione. Se hai bisogno di più spazio, potrai effettuare un upgrade, acquistando a pagamento ulteriore memoria.

Nonostante il sistema di archiviazione di Google Drive sia una vera e propria garanzia, il consiglio è quello di eseguire comunque un backup di file anche su altri sistemi virtuali e materiali, come ad esempio un hard disk esterno, in modo da averne comunque una copia nel caso in cui i documenti in cloud vadano cancellati per errore.

Permette di sincronizzare i file sul vostro computer via app

Permette la sincronizzazione automatica, in locale, dei vostri file mediante l’applicazione ufficiale per Mac, Linux e Windows. Supporta il drag’n drop ed è molto più veloce, in termini di banda, rispetto alla sua versione per browser.

Ricerca intelligente di file nel vostro cloud

Potete cercare le immagini in modo smart: anche se caricate foto con il classico nome fornito dalle macchine fotografiche digitali (del tipo DSC_0001) è stata messa a disposizione, da qualche tempo, la funzione per cercare le foto in modo intelligente: quindi se ad esempio fotografate il Colosseo e caricate la foto su Drive, dovreste essere in grado di trovare l’immagine in base al soggetto rappresentato, anche se il nome non corrisponde e non da’ indizi a riguardo.

Più file con lo stesso nome nella stessa cartella

A differenza dei file system tradizionali, Drive permette di caricare più file con lo stesso nome in una cartella: se create una locazione su Drive (una directory) ed inserite più di un file con lo stesso nome, per Drive saranno file separati. Potete insomma avere in una cartella, due file distinti dal nome prova.txt, ed accederli e modificarli separatamente. Non è attiva, insomma, la funzione di riscrittura dello stesso file qualora sia copiato in una stessa cartella: sembra strano, forse, ma può essere comodo in alcune circostanze, per quanto possa anche creare una certa confusione se state inserendo delle immagini numerate in un documento. Questo è vero per gli upload via browser ma non per la sincronizzazione mediante l’app di Google Drive per cellulari, tablet e PC/Mac.

Privacy e visibilità dei file

Drive di Google permette di impostare un alto livello di sicurezza, sia mediante SSL (che è attivo di default, normalmente, su tutti gli account Gmail, e quindi di riflesso anche qui) che mediante l’autenticazione a due fattori. Importante soprattutto se lo usate per documenti riservati: col cloud non si scherza, e la privacy va messa sempre in primo piano.

Permette inoltre di settare in modo accurato il livello di visibilità dei file: pubblico e ricercabile su Google, pubblico ma non ricercabile (solo chi conosce l’indirizzo lo legge), privato ed accessibile solo a colleghi / clienti. Un must per chi lavora online e deve inviare rapidamente articoli e report: basta cliccare sul bottone di condivisione in alto a destra, dentro al documento, per attivarlo.

Ricerca file per autore o uploader

Consente all’utente di trovare file per autore: basta cliccare su “Condivisi con me” e digitare il nome dell’autore nella casella di ricerca. Comodo, specie se lavorate in team con questo strumento.

Crittografia dei file con programmi di terze parti (BoxCryptor)

Non consente (ancora) di criptare i file che salviamo in remoto, cosa possibile solo mediante soluzioni di terze parti come BoxCryptor. SSL, infatti, protegge la connessione, non i dati memorizzati che – almeno in linea teorica – rimangono pur sempre salvati in chiaro. In caso di un attacco informatico su larga scala, cosa improbabile ma non si sa mai, potrebbero essere leggibili da chiunque. Resta l’immancabile considerazione che non sempre il gioco vale la candela: i meccanismi di crittografia richiedono tempo per essere eseguiti, e questo potrebbe rallentare l’uso e l’esecuzione delle applicazioni, specialmente per gli utenti meno esperti che dovranno, immancabilmente, essere ben informati sul tema.

Integrabile con Slack e Trello

Drive si può collegare a strumenti esterni di lavoro come ad esempio Slack.com o Trello, in modo da inserire e poter accedere ai vari documenti direttamente da lì.

Funziona anche via terminale SSH

È utilizzabile mediante terminale di comando, ed appositi client, come gdrive e grive: questo lo rende adatto ad essere usato per esteso, ad esempio all’interno di vari tipi di applicazioni e mashup.

Salvare le pagine web su Drive

Permette di salvare rapidamente nei vostri documenti i contenuti delle pagine web mediante una comoda estensione, che è gratis ed è disponibile solo per Chrome.

Google drive è davvero un gran cosa, quindi: non è, tuttavia, l’unica soluzione disponibile di questo tipo.

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Informazioni sull'autore

Clarissa Cusimano

Editor di contenuti per il web, copywriter e social media manager, amo la comunicazione aperta, il mondo dell'informatica e tutto ciò che concerne l'evoluzione tecnologica.