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Email professionale: come e perchè

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Cos’è l’email professionale

Abbiamo acquistato il dominio per la nostra azienda, lo studio presso il quale lavoriamo e cosଠvia: in questi termini, come forse già  saprete, per gestire il sito è necessario un servizio di hosting che ci fornisca gli opportuni strumenti (Plesk e cPanel sono i più diffusi). Per quello che riguarda le email, invece, mediante essi sarà  possibile crearle, cancellarle e gestirne il funzionamento.

Un servizio di email professionale, nello specifico, consente di poter essere creato mediante il pannello di controllo del proprio dominio tuodominio.it, e può rappresentare un valido “biglietto da visita” da utilizzare con clienti, partner, fornitori e via dicendo.

Il servizio in questione, in altri termini, consiste in una casella di posta elettronica con indirizzo @tuodominio.it; ovviamente il nome è soltanto l’aspetto “esteriore” del servizio, perchà© al suo interno sono compresi altri servizi. In genere una email professionale include:

  • uno spazio associato alla casella, che rappresenta la quota massima (espressa in megabyte o gigabyte di email (in entrata e in uscita, inclusi gli eventuali allegati) che possiamo salvare al suo interno;
  • un servizio POP e IMAP per consentire la sincronizzazione dei messaggi in arrivo, con la possibilità  di poterli salvare in locale o salvarne solo le intestazioni, in quest’ultimo caso allo scopo di risparmiare spazio nel PC o sullo smartphone;
  • un servizio SMTP dedicato, in modo da garantire la consegna dei messaggi che inviamo, in modo veloce e sicuro;
  • ulteriori opzioni aggiuntive, che possono cambiare in base al provider che scegliamo e che riguardano ad esempio l’antispam (cioè il poter filtrare i messaggi pubblicitari, invasivi o di phishing dalle cose che davvero ci interessano).

In molti casi, tuttavia, la gestione della email (ed in particolare di SMTP, che è il servizio più critico per definire la qualità  del servizio) dovrebbe essere delegata ad un gestore dedicato: ci sono vari motivi per giustificare una scelta del genere, ma la principale motivazione è legata il fatto che, un ambiente interamente focalizzato sulla posta, è facile gestire invio e ricezione, e riusciamo ad avere maggiore affidabilità . L’affidabilità , in questo caso, riguarda la certezza che tutte le email che mandiamo arrivino a destinazione, e quella di ricevere realmente – allo stesso modo – la nostra posta in ingresso. Essa interessa, peraltro, anche la possibilità  di disporre di backup di emergenza della propria posta, cosa che – in genere – nessun servizio di posta gratuito è in grado di fornire. Se dovessimo perdere l’accesso ad una casella gratuita, ad esempio se dovessimo rimanere bloccati fuori dal nostro account (per via di una password persa, attacco informatico, disservizi di vario genere, …), non avremmo probabilmente più modo di recuperare le vecchie email.

La scelta di avvalersi di un servizio di posta professionale, pertanto, vale per le società  che usano email costantemente come mezzo di comunicazione, specie se non dispongono di un reparto IT vero e proprio, ed aiuta a rendere semplice la gestione delle email dei propri dipendenti, senza doversi sobbarcare tempi e costi tipici del caso. E, soprattutto, con maggiori garanzie lato copie di sicurezza dei dati e garanzie di consegna e ricezione della nostra posta.

Email generica o email professionale?

Potrebbe non essere chiara, a questo punto, la differenza di questo tipo di servizio rispetto alle caselle di posta elettronica gratuite, in effetti, per cui andremo a chiarire questo aspetto ricorrendo ad un esempio. Il servizio è abbastanza simile, dal punto di vista tecnico, ma cambia la modalità  di erogazione dello stesso ed il livello di affidabilità  di cui parlavamo in precedenza.

I servizi di email generici sono gratis, permettono di inviare e ricevere email ma, in genere, bisogna prenderli cosଠcome sono: offrono ad esempio uno spazio disponibile che è limitato, i servizi POP, IMAP e SMTP sono condivisi con tutti gli altri utenti ed in genere l’antispam che viene offerto non sempre è di qualità . Sulle email gratuite è facile rimanere vittima di attacchi di spam, di invio di email indesiderate di ogni genere e, in molti casi pratici, i brand che offrono email gratuita non sembrano essere all’altezza di una gestione e di un uso quotidiano in ambito lavorativo.

Sulle email gratuite, del resto, se rimane vero che il funzionamento è lo stesso di quelle professionali, non abbiamo un’ulteriore possibilità  importante: non usciremo con un indirizzo personalizzato del tipo @tuodominio.it, ma dovremo accontentarci di uno basato su @nomeprovider.est.

Perchà© scegliere un servizio di email professionale

Una casella di posta dedicata, come quella offerta da Seeweb con Truemail, pertanto, permette di superare i limiti delle caselle di posta gratuite, con una base di 5 GB di spazio disponibile per 5 caselle di posta, limite ovviamente estendibile a piacere e sulla base delle rispettive esigenze personali. Il servizio include anche la possibilità , per un piccolo sovrapprezzo, per chi provenga da altri servizi di posta dello stesso tipo, di poter effettuare la migrazione dello storico delle email. Il dominio tuodominio.it, per riprendere l’esempio di prima, non deve per forza essere gestito sotto Seeweb, per cui si tratta di una possibilità  comoda, pratica e funzionale.

Mediante email professionale possiamo, pertanto, disporre di tutto lo spazio che vogliamo per le attività  di invio e ricezione, disporre di un backup giornaliero della posta e ricevere, soprattutto, eventuale assistenza personalizzata on demand.

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