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Introduzione all’uso di Excel: immissione dati, selezione, ordinamento, formattazione (con VIDEO)

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Excel è uno dei principali strumenti utilizzati in ufficio, ed è un software di calcolo e di visualizzazione di dati strutturati (tabelle) con numerose operazioni a supporto: permette infatti di eseguire sia semplici somme e medie che tabelle di pivoting e grafici, ed è possibile farne uso con facilità  anche in cloud – al fine di favorire attività  lavorative in smartworking.

Excel funziona ormai su qualsiasi dispositivo come su PC, un Mac, un tablet, uno smartphone o un iPhone (ovviamente è meglio che non siano dispositivi troppo piccoli, altrimenti sarà  difficoltoso lavorarci), ed è uno strumento sempre più evoluto ed adatto ad una molteplicità  di utilizzi, il che lo rende strumento operativo ideale per trattare grosse quantità  di dati strutturati, effettuare medie e calcoli statistici, sfruttare modelli già  preimpostati (ad esempio per il calcolo delle fatture), condividere informazioni con colleghi, clienti e collaboratori, esportare in formato PDF i file e via dicendo.

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Immissione e redazione dei dati in Excel

Di base, Excel permette il funzionamento “grezzo” di dati strutturati, e questo aspetto viene chiamato immissione dei dati: banalmente, come faremmo in Word o in un file di testo, abbiamo la possibilità  di inserire dati all’interno di caselline, le quale (un po’ come avviene nel giochino della battaglia navale) sono identificate da una colonna (lettere A, B, C, …) e da un numero di riga. Nello specifico, ogni casellina è indipendente dall’altra, ma la logica di Excel permette di fare in modo che esistano “dipendenze” tra i dati, ovvero che gli stessi possano essere calcolati in funzione dei dati precedenti.

Se ad esempio abbiamo la colonna di una serie di riga per un file Excel di una fattura, inizialmente andiamo ad inserire i dati annessi alle varie voci:

  • Riga 1 – Costo della consulenza mensile: 1000€
  • Riga 2 – Costo di startup: 500€

Nella terza riga possiamo inserire la somma dei due valori precedenti, che sarà  calcolata in automatico mediante la funziona SOMMA(). Se i dati variano nella due caselle precedenti, la somma sarà  modificata in automatico. Proseguendo sulla stessa falsariga, possiamo decidere di applicare una riga sconto, ad esempio, sulla somma indicata: quindi possiamo sottrarre il 10% dei costi totali in fattura e mostrare cosଠil costo scontato. Proseguendo, possiamo aggiungere il 4% di contributi (per il regime dei minimi, ad esempio), l’eventuale IVA e poi mostrare una riga finale totale, magari in grassetto, con il costo finale.

Un dato in Excel può essere genericamente un numero (sia decimale che intero) oppure una stringa; il numero può essere accompagnato da una valuta, mentre la stringa è un formato libero. Il dato numerico può anche essere strutturato nel senso che possiederà  una formattazione specifica: una data (15 febbraio 2021, ad esempio), una valuta (150€) e cosଠvia. Excel è in grado non solo di effettuare operazioni di somma o sottrazione soltanto sui numeri, ma anche sulle date, per cui possiamo vedere la differenza in giorni tra due date, oppure calcolare il 15% di 150€.

Vediamo ora un po’ di funzioni molto semplici per iniziare ad agire in Excel, una volta aperto, che fin da subito ne esibiscono le potenzialità .

Ordinamento dei dati per colonna

Ci sono vari criteri di ordinamento disponibili in Excel. Possiamo sfruttare a piacere quelli che ci servono: vale per numeri e per stringhe, ma anche per date e orari.

Funzioni base di Excel

Alcune funzioni basilari che torneranno utili nelle sessioni di lavoro sono le seguenti:

  • Salvataggio automatico: è possibile salvare mentre si scrive, in automatico. Esiste anche il salvataggio manuale, ad ogni modo, per poter controllare meglio questa cosa e fare copie di backup. Come suggerimento generale, è bene avere sempre un backup o copia di ogni file Excel importante, ed in caso di dubbi lavorare su una copia per poi sovrascrivere solo alla fine del lavoro quanto si è fatto.
  • Formattare singole celle o gruppi di celle: si possono formattare i dati delle caselle per gruppi contigui e non contigui, e ciò permette sia di cambiare l’aspetto della tabella (colori, grassetto, corsivo) che di eseguire funzioni specifiche all’interno della tabella stessa
  • Ad ogni riga o colonna può essere associato un significato, nel senso che ogni colonna indica un tipo di dato specifico, quindi ad esempio una colonna date o una colonna nomi e cognomi. Le righe, invece, contengono generalmente i dati indicati dalla cosiddetta intestazione della colonna, che “guida” l’inserimento dei dati stessi per l’operatore. Le tabelle possono anche invertire questa logica, che quindi può portare a intestazioni sulla prima colonna e logica dei dati per righe.
  • Funzionalità  di ricerca: posso cercare un valore con la funzione cliccabile con la lente di ingradimento, che trovate in alto a destra nelle ultime versioni.

Come fare lo zoom di una selezione

La selezione avviene per trascinamento o drag & drop: si seleziona con il mouse l’area o le caselle desiderata (selezione continua), oppure si tiene premuto ALT e si selezionano le caselle una per una (seleziona discontinua). Per zoomare, a questo punto, c’è un apposito bottone, che in Excel trovate come pulsante in alto dal nome ZOOM SELEZIONE, che permette di ingrandire il foglio dopo aver selezionato l’area desiderata, in modo da vederla in primo piano.

Come selezionare righe e colonne

Si possono fare sia selezioni in orizzontale, che sono analoghe a quelle ottenibili sui file di testo classici o documenti Word, e per farle basta selezionare le righe e trascinare tenendo premuto il tasto sinistro del mouse. Se facciamo click col tasto sinistro su una colonna, la selezioniamo (questa possibilità  non è possibile sui file Word, ovviamente), e se lasciamo premuto, anche qui, andremo a selezionare più di una colonna.

Come fare l’immissione dati (1 dato per casellina)

Per inserire un dato basta, molto semplicemente, scrivere all’interno della casella dopo averla selezionata con il mouse. Quando si scrive saremo in modalità  editing, per cui dovremo confermare con il tasto invio la scelta indicata. Questo può sembrare scomodo all’inizio ma è utile, soprattutto qualora si lavori su fogli di lavoro molto complessi. Le modalità  di immissione dati sono in genere le seguenti:

  • Modalità  Modifica – Scrivere dentro le singole celle + Invio
  • Copia Celle – Ricopiare lo stesso valore senza riscriverlo
  • Ricopia Serie – Generare in automatico una serie di valori (serie di dati)
  • Riconoscimento automatico: se scrivo una data, Excel “capisce” che è una data e la tratta di conseguenza (per esempio mi permette di ordinare più date)

Come dimensionare le colonne

Trascinando le colonnecol tasto sinistro possiamo ridimensionarle come vogliamo, ed è convenzione diffusa allargarle fino alla dimensione del dato più lungo: in pratica se è leggibile la stringa più lunga di una colonna, saranno leggibili anche tutte le altre.

Come formattare le caselle per righe / colonne

Dopo aver selezionate righe, colonne o caselle singole (con il tasto ALT) possiamo formattarle esattamente come faremmo in Word. Possiamo aggiungere colori, grassetto, corsivo, sottolineato, dimensione del font (attenzione a non mettere dimensione del testo troppo piccola o troppo grande). Le ultime versioni di Excel a volte nascondono il pannellino di formattazione, ma basta fare click sul primo pulsante in alto a sinistra per farlo apparire (vedi video esplicativo successivo).

Come selezionare di più caselle alla volta

Come abbiamo visto, basta tenere premuto il tasto ALT mentre si effettua la selezione, cliccando una casella desiderata alla volta.

Video-guida: funzionalità  base di Excel / 1

Per capire ancora meglio questi primissimi passaggi, in questo video di esempio possiamo vedere:

  • Come fare lo zoom di una selezione
  • Come selezionare righe e colonne
  • Come fare l’immissione dati (1 dato per casellina)
  • Come dimensionare le colonne
  • Come formattare le caselle per righe / colonne
  • Come selezionare di più caselle alla volta

Schede (cartelle di lavoro) di Excel

Per concludere, andiamo a vedere le basi della struttura di un foglio Excel: ogni file Excel è composto da più schede, che sono pannellini che potete selezionare a piacere cliccando in basso a sinistra. Selezionando il tasto +, nello specifico, andremo a crearne una nuova. Ogni scheda è indipendente dalle altre, per cui questo suggerisce che ogni file Excel possa contenere una o più tabelle al proprio interno. Questo è utile per funzionalità  avanzate di pivoting, per combinare i dati di più tabelle sulla base delle corrispondenze che vogliamo e per avere maggiore flessibilità  di lavoro.

In questo video faccio vedere:

  • Come aprire più schede in Excel
  • Come Copiare i contenuti delle tabelle da una scheda all’altra
  • Come nascondere e scoprire le schede che non vogliamo mostrare
  • Come Rinominare le schede con nomi significativi (attenzione ai caratteri ammissibili)

 

Video-guida: funzionalità  base di Excel / 2

Nel secondo video di questa guida vedremo:

  • Come funziona il salvataggio automatico in Excel
  • Una breve panoramica delle funzionalità  di Excel
  • Come selezionare e copiare alcuni dati di caselle selezionate
  • Come funziona la logica delle tabelle per colonne
  • Come fare la ricerca dei dati
  • Come fare la condivisione del file Excel con colleghi o collaboratori

Video guida: autocompletamento di Excel

Illustriamo la modalità  di funzionamento per trascinamento delle caselle, utile ad esempio per copiare o completare i dati di una serie. Se seleziono almeno due caselle che sono “legate” tra loro in qualche modo, verranno completate seguendo la medesima logica.

Ad esempio se seleziono i dati numerici 1 e 2, lui proseguirà  per righe a scrivere in automatico 3, 4, 5, … cosଠcome se seleziono 14/02/2021 e 15/02/2021 farà  lo stesso con le date.

Video guida: proteggere un file con password

Per quanto non sia consigliabile inserire password e dati riservati in un file Excel, è consigliabile (se non obbligatorio) proteggere il file con una password, soprattutto se sono dati condivisi in rete o su OneDrive. Per fare questo, possiamo impostare una password come di seguito indicato per poi comunicarla personalmente, senza inviarla via email, alle persone interessate. Come suggerimenti generali per l’uso di questa caratteristica di Excel:

  • Le password perse o dimenticate non possono più essere recuperate: se dimentichiamo la password, è abbastanza difficile se non impossibile recuperare il file, se non ricorrendo a software abbastanza avanzati con margine di errore ampio, e con il rischio di scaricare malware o simili quando andiamo alla ricerca di tool “borderline” come questi.
  • Evitiamo di appuntare le password. Se lo facciamo, evitiamo di portarci in giro l’appunto

https://youtu.be/VkXM9WL8azg

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